Popis práce:

Kancelář budete mít v Mariánských Lázních. Asistent/ka v mé firmě bude pracovat na řadě administrativních úkolů, které jsou vykonávány na počítači. Patří sem běžná provozní agenda, personální agenda, částečně příprava dokladů a podkladů pro účetní, příprava faktur, práce s výkazy, tabulkami, příprava formulářů pro úřady a pro interní potřebu firmy, smluvní dokumentace a podobně. Práce s dokumentací obnáší, její přípravu, tisk, skenování, zakládání. Budu na vás delegovat i část obchodní agendy, komunikaci s klienty a zapojím vás do marketingových kampaní. Pravidelně budete komunikovat s vedoucími úklidu a samozřejmě se mnou. Detailní popis pracovních aktivit a činností, které potřebuji pokrýt je níže. Část pracovních povinností můžete vykonávat na home-office. Jsem také vstřícný tomu, skloubit váš pracovní čas s péčí o vaše děti a tomu uzpůsobit pracovní dobu.

Nabízím:

• Pohodové, ale ambiciózní pracovní prostředí spočívající primárně v samostatné práci z 80 – 90% na počítači, zbytek v terénu či ve firmě
• Pravidelnou komunikací s mou osobou, několikrát týdně komunikací a osobním kontaktem s mými dalšími zaměstnanci v malé firmě
• Zajímavou pracovní náplň se širokou paletou pravidelných pracovních aktivit a administrativy
• Prostor pro uplatnění osobních silných stránek
• Získání nových dovedností a zkušeností
• Prostor pro osobní růst a rozvoj, individuální mentoring z mé strany
• Odpovídající základní plat a osobní bonusy vázané na váš výkon
• Pracovní automobil a pracovní telefon
• HPP na plný či zkrácený úvazek
• Možnost práce částečně na home-office / skloubení pracovní doby s péčí o dítě

Požaduji:

• Abyste se přihlásili pouze pokud je to, co uvádím v popisu práce to, co vás baví a v čem se chcete realizovat
• Pošlete váš životopis a motivační dopis na dan@cistonos.cz nejpozději do 15. 1. 2025.
• Preciznost, smysl pro pořádek v papírech, zodpovědnost a potřebu dodržovat termíny a odevzdat práci dle zadání
• Vždy férové a pravdivé jednání a otevřenou komunikaci
• Schopnost pracovat individuálně
• Pozitivní přístup k životu a práci
• Musíme si lidsky sednout, aby nás vzájemná spolupráce bavila
• Minimálně středoškolské vzdělání
• Praktická zkušenost s prací na PC (MS Office)
• Řidičský průkaz skupiny B

Preferuji:

• Adekvátní pracovní zkušenost, nebo / ideálně zároveň schopnost rychle se učit
• Schopnost psát na počítači všemi deseti
• Výhodou bude, když budete mít zkušenost / znalost personální a účetně-ekonomické agendy
• Výhodou bude, když budete mít zkušenost / talent pro obchod

Průběh výběrového řízení:

Proběhne dvoukolové výběrové řízení. V prvním kole na základě zaslaného životopisu a motivačního dopisu proběhne první kolo pohovorů jejichž součástí bude i typologický test osobnosti. Několik vybraných lidí si pozvu na praktickou zkoušku, která bude spočívat v testu vašich schopností s prací na počítači a některých vybraných činností, které budou vaší pravidelnou pracovní náplní. No a pak si vyberu a pustíme se do práce. Nástup možný v průběhu ledna 2025.

Detailní popis práce:

Základní administrativa

• Být pravou rukou pro jednatele, hlídat řádné plnění všech svěřených úkolů
• Reporting – přepisování týdenních výkazů do excelu, příprava pro interní analýzu dat a výkonu firmy
• Pořádek v papírech, složkách, kontrola starých dokladů a záznamů
• Tisk záznamů o úklidu a dalších podkladů na měsíc dle požadavků vedoucích
• Příprava smluvní dokumentace pro nové klienty (vyplnění smluv dle nabídky, příprava záznamů o úklidu a oznámení o úklidu)
• Aktualizace stávajících smluvních vztahů (dodatky změn ve smlouvách)
• Správa pracovních plánů a kalendářů
• Zajištění realizace provozních úkolů dle zadání jednatele / potřeby vedoucích pracovníků
• Aktualizace a analýza interního reportingu chyb, příprava výstupů pro mzdy
• Hlídání termínů a záznamů o provedených školeních (BOZP, zaškolení zaměstnanců atd.)
• Pravidelná komunikace s jednatelem a vedoucími pracovníky
• Komunikace a kontakt se zaměstnanci – příprava dokumentů k potvrzení (žádosti o dávky atd.)
• Příprava podkladů pro pravidelné porady, vyhotovování zápisů, kontrola splnění úkolů
• Zajištění administrativního zázemí, péče o kancelář, nákupy kancelářského vybavení
• Pravidelná práce s MS Office (Word, Excel, Outlook), Nástroje Google (kalendář, disk, formuláře), práce na internetu, práce s vybranými dalšími programy a aplikacemi (projektové řízení, databáze kontaktů, elektronické bankovnictví, fakturační systém, sociální sítě, wordpress)
• Vyřizování pracovních záležitostí v terénu mimo kancelář

Obchodně-marketingová agenda

• Vyhledávání kontaktů na internetu pro další oslovovací akce
• Správa a aktualizace webu a sociálních sítí
• Příprava oslovovacích dopisů a nabídek, jejich tisk, kompletace a distribuce
• Plánování a řízení marketingových kampaní
• Správa a práce s databází klientů, pravidelná elektronická a telefonická komunikace, získávání a zpracování poptávek a zjišťování spokojenosti referencí
• Vyhledávání dat, analýza trhu, marketingové průzkumy
• Vyhledávání obchodních příležitostí dle zadání jednatele
• Kontaktování potenciálních klientů a základní komunikace s nimi (zasílání základních nabídek, sjednávání schůzek, zjišťování jejich potřeb) primárně elektronicky, telefonicky, osobně

Personální agenda

• Dle dodaných dokumentů (viz kontrolní seznam HR) připravit smlouvu, prohlášení
• Zaznamenat všechny změny, termíny, detaily informací do interní evidence
• Fyzické dokumenty naskenovat a založit do elektronické osobní složky zaměstnance
• Fyzické dokumenty po naskenování založit do fyzické osobní složky zaměstnance
• Vybraným zaměstnancům připravit dle výplatní pásky potvrzení pro úřady
• Kontrola části personální agendy, správa kalendáře se svátky a narozeninami zaměstnanců
• Kontrola a evidence zákonných a interních školení a prohlídek zaměstnanců, jejich plánování
• Správa a distribuce provozního materiálu, oblečení a ochranných pomůcek

Ekonomická agenda

• Skenování dokumentů, příprava dokladů pro zaúčtování a komunikace s účetní firmou
• Skenování pokladních dokladů, ukládání do sdílené složky
• Vypisování pokladních dokladů dle výplatnic
• Příprava měsíčních mezd dle hodinových výkazů
• Příprava faktur
• Kontrola zaplacených faktur, párování plateb, zasílání upomínek

Provozně-logistická agenda

• Komunikace s vedoucími o stavu skladu zásob, pravidelná kontrola
• Objednávky a naskladňování zboží (chemikálie, úklidové pomůcky a náčiní)
• Provádění namátkových kontrol v terénu (zápisy o úklidu, sety, správný postup úklidu, znalosti standardů kvality)
• Ve výjimečných případech rozvozy personálu a materiálu na zakázky
• Asistence při plánování docházky
• Několik dní stráví v terénu prací – úklidy, aby asistentka znala interní procesy a chod firmy